Klauzula informacyjna dla uczestników konferencji, seminariów i szkoleń realizowanych w ramach projektu „Wspieranie dostępności edukacji dla dzieci i młodzieży”
Nr. projektu: FERS.01.06-IP.05-0002/23

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w celach związanych z realizacją projektu jest Instytut Badań Edukacyjnych – Państwowy Instytut Badawczy (IBE PIB) z siedzibą w Warszawie, przy ul. Górczewskiej 8, 01-180 Warszawa, z którym można skontaktować się telefonicznie pod numerem telefonu: (22) 24 17 101, poprzez adres poczty elektronicznej: ibe@ibe.edu.pl lub listownie, przekazując korespondencję na adres siedziby administratora.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres poczty elektronicznej: iod@ibe.edu.pl lub przekazując korespondencję na ww. adres siedziby Administratora.

Państwa dane osobowe przetwarzamy w celach:

  1. rejestracji i obsługi konta użytkownika platformy szkoleniowej, w tym wysyłki powiadomień systemowych.
  2. organizacji konferencji, seminariów, szkoleń i konsultacji/doradztwa, w tym w celu rekrutacji uczestników, wysyłki zaproszeń, bieżącej komunikacji oraz wydania certyfikatów/zaświadczeń - jeśli przewidziano.
  3. dokumentowania działań, rozliczeń, monitorowania realizacji wskaźnika, sprawozdawczości, audytu i  kontroli projektu.

Podstawą prawną przetwarzania danych ww. celach, jest niezbędność przetwarzania do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym (art. 6 ust. 1 lit. e oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO) w związku z realizacją przez IBE PIB zadań statutowych oraz przepisami Ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027, w szczególności art. 87-93.

  1. archiwizacja dokumentacji – co stanowi obowiązek prawny administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w wynikającego z art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
  2. obrony w przypadku ewentualnych skarg lub roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na obronie swoich praw,
  3. jeżeli wyrazili Państwo zgodę na otrzymywanie informacji o innych wydarzeniach oraz projektach badawczych realizowanych przez IBE PIB– dane będziemy przetwarzać w celu wysyłki powiadomień na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
  4. w przypadku wyrażenia zgody na udział w projektach badawczych, dane osobowe będziemy przetwarzać w celu realizacji badania, na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (art. 6 ust. 1 lit. e RODO).

Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe będziemy przekazywać podmiotom świadczącym na naszą rzecz  usługi związane z utrzymaniem i obsługą systemów informatycznych, w tym firmie wdrażającej i utrzymującej platformę szkoleniową (INTERSIEĆ ANDRZEJ SZANDAŁA),dostawcy usługi poczty elektronicznej oraz dostawcy oprogramowania do wysyłki powiadomień z platformy szkoleniowej (MailerLite). Dane mogą być również przekazywane podmiotom wspierającym nas w organizacji i  realizacji spotkań (KDK Sp. z o. o.), a także  dostawcom narzędzi do prowadzenia spotkań on-line (Zoom Communications, Inc. oraz Clikmeeting Sp. z o.o.). Na podstawie przepisów prawa możemy przekazywać Państwa dane również organom państwowym.

W związku z realizacją projektu w programie Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS), dane osobowe uczestników projektu, którzy otrzymają wsparcie zostaną udostępnione Instytucji Zarządzającej (IZ) - Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego z siedzibą przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 Warszawa oraz Instytucji Pośredniczącej (IP) - Minister właściwy do spraw oświaty
z siedzibą przy al. Jana Chrystiana Szucha 25 00-918 Warszawa, w celach związanych z realizacją programu FERS, w szczególności w celu monitorowania, sprawozdawczości, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i kontroli/audytów oraz do celów określania kwalifikowalności uczestników. Pełna treść obowiązku informacyjnego IZ oraz IP zamieszczona została w Klauzuli informacyjnej FERS dostępnej na stronie www.ibe.edu.pl/rodo (otwiera się w nowej karcie).

Zakres przetwarzanych danych i źródło ich pozyskania

W celu wysyłki zaproszeń/informacji o wydarzeniu przetwarzamy dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię, nazwisko, nazwa instytucji, adres e-mail, numer telefonu). W przypadku udziału w wydarzeniu w formule stacjonarnej przetwarzamy dodatkowo dane dot. preferencji żywieniowych (wyżywienie), szczególnych  potrzeb, wizerunku (transmisja online, relacja filmowa i fotograficzna) – jeśli przewidziano. W przypadku udziału w wydarzeniu w formule online przetwarzamy dodatkowo dane dot. szczególnych potrzeb, wizerunku (transmisja online) - jeśli przewidziano, dane dotyczące logowania uczestnika na platformę szkoleniową w celu potwierdzenia obecności na szkoleniu oraz ocenę z quizów. Dane osobowe o ile nie zostały nam przekazane bezpośrednio, mogliśmy pozyskać dane identyfikacyjne i kontaktowe od Państwa pracodawcy, współpracowników lub partnerów IBE PIB z którymi Państwo współpracuje bądź reprezentuje, jak również ze źródeł publicznych, w tym stron internetowych i serwisów społecznościowych.

Okres przechowywania danych

Dane przetwarzane w związku z założeniem i prowadzeniem konta na platformie szkoleniowej (dane konta użytkownika) będą przechowywane, przez okres od dnia jego utworzenia do dnia 30.04.2029 r.  

Dane uczestników projektu, którzy otrzymają wsparcie będą przetwarzane przez czas realizacji projektu tj. do 30.04.2029 r. Dokumentacja związana z realizacją projektu będzie przechowywana nie krócej niż przez okres pięciu lat, licząc od końca roku, w którym został zatwierdzony końcowy wniosek o płatność w ramach projektu, nie dłużej jednak niż do czasu zakończenia archiwizowania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w IBE PIB instrukcją kancelaryjną i JRWA (10 lat).

Dane przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody (pkt. 6) będą przetwarzane do czasu jej wycofania lub ustania celu ich przetwarzania.

Mają Państwo poniższe prawa:                                      

  1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych, prawo do usunięcia danych osobowych „prawo do bycia zapomnianym”, prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych - na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO;
  2. w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody, informujemy o prawie do jej wycofania w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;
  3. w przypadku przetwarzania danych osobowych w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, informujemy o prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby fizycznej, której dane dotyczą;
  4. w sytuacji uznania, że przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi rejestrację konta na platformie szkoleniowej oraz udział w realizowanym projekcie.

Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Dane osobowe nie będą przekazywane poza EOG